退職勧奨の進め方ってどうすればよいの？退職勧奨を行う際の注意点について弁護士が解説

「退職勧奨とはどのようなものか」
「退職勧奨を行う流れや注意すべきポイントについて知りたい」

問題を起こすなどした従業員を退職させたいときに、どのような対応をしたらよいのかお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、従業員を退職させるための手段の一つである退職勧奨について、その内容や、進め方、注意すべきポイントなどについて解説します。

違法な退職勧奨によって従業員を退職させてしまうと、従業員から損害賠償などを請求されてしまうおそれもあります。

この記事を読んで、これから退職勧奨を行うことを検討されている方の参考となれば幸いです。

１．退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社から従業員に対して自主退職を勧めることをいい、これによって従業員との合意による退職を目指すものです。

ここでは、退職勧奨の意義、解雇との違い、退職勧奨のメリット、デメリットについてそれぞれ説明します。

（１）退職勧奨の意義

繰り返しになりますが、退職勧奨とは、会社が従業員に対して自主退職を勧めることをいいます。

退職勧奨を行うことにより、あくまで従業員との合意による退職を目指すという点に特徴があり、従業員は退職を強制されるわけではありません。

そのため、対象勧奨を受けた従業員は退職するかどうかを自由に選ぶことができます。

（２）解雇との違い

退職勧奨と似て非なるものとして解雇があります。

両者とも、従業員が退職するという点では共通します。

しかし、上記のとおり、退職勧奨は合意によって従業員に退職してもらうのに対し、解雇は会社が一方的に従業員との雇用契約を終了させるという違いがあります。

そして、解雇についてはこれを行うために「正当な解雇理由」が必要とされ、これがない「不当解雇」であるとして従業員との間で争いになることも珍しくありません。

退職勧奨の方が、柔軟な解決を目指す方法であるということができるでしょう。

（３）退職勧奨のメリット

解雇との違いと関連しますが、退職勧奨のメリットとして、話し合いによる円満な退職を行うものであるため、後に対象の従業員との間に紛争を残しにくくなるという点があります。

解雇は一方的な行為であるため対象の従業員に不満を残しやすく、不当解雇であるかどうかの争いが激化して訴訟となり、長いと解決まで数年を要することも珍しくありません。

また、訴訟となると会社だけで対処することは困難であるため、弁護士に依頼する必要が生じ、弁護士費用を負担しなければならなくなります。

退職勧奨は、従業員との合意に基づく退職を目指すものですから、うまく進められれば解雇の際に生じうる紛争をできるだけ起こさずに解決できるメリットがあります。

（４）退職勧奨のデメリット

退職勧奨のデメリットとしては、従業員との話し合い等に時間が掛かるという点が考えられます。

次に説明するとおり、退職勧奨を行う場合、一回の面談で従業員から退職の合意を得ることは通常できません。

会社としては退職強要にならないように、時間をかけて何度も面談を行って対象の従業員を退職に向かわせる必要があり、そのために合意を得るまでには時間を要することになります。

一方で、時間をかけて話し合うことにより、従業員も納得した上での退職となれば、その後の紛争を封じて、訴訟になった場合よりも早く問題を解決することにつながりますので、一概にデメリットということはできないかもしれません。

退職勧奨に時間をかけるべきか、それとも解雇によって即時に解決を図るかは、具体的な事情によって変わってきます。

従業員を退職させることは紛争になる可能性があるものですので、実際に行う前には弁護士等の専門家へのご相談をお勧めします。

２．退職勧奨の進め方

退職勧奨を進める場合、従業員との間にトラブルがなるべく発生しないように、どのように説得するかなど事前に準備をしておくことが必要です。

以下では、退職勧奨の具体的な進め方について解説します。

（１）退職勧奨の理由や必要な資料を整理する

退職勧奨は従業員との話し合いによる退職を目指すものです。

しかし、ただ退職を押し付けるだけでは話し合いにならず、従業員も退職を認めることはないでしょう。

そこで、できるだけ説得的な話し合いをするための準備として、退職勧奨の理由や必要な資料を整理します。

退職勧奨の理由としては、従業員の能力不足、勤務態度不良、他の従業員とのトラブルの頻発などが考えられます。

これらをその根拠となる事実も合わせて整理しておくようにしましょう。

また、話し合いのために資料を作成する際には、退職勧奨を行う者自身が把握している問題点のみならず、対象の従業員の上司や幹部に対しても問題点についてあらかじめヒアリングを行いましょう。

他の社員の把握している問題点も退職勧奨の理由に加えることで、退職を必要とする理由をより説得的に対象の従業員に示すことができます。

（２）従業員と面談を行う

実際に話し合いを行う際は、対象の従業員に対し面談を行い、退職してほしい旨を伝えることとなります。

この際、対象の従業員に心理的圧迫を加えないように、1対1、あるいは、会社側から2人出席して、1対2くらいの人数で行うのがよいでしょう。

また、面談を行うこと自体や、面談の内容が周囲に知られると、そのことも従業員に対する心理的圧迫につながります。

そのため、面談日時の調整や面談自体は、周囲の目に触れない場所で行うようにしましょう。

面談の際には、一方的に退職を強要するのではなく、会社側も環境の調整などを配慮したものの、やむを得ずに勧奨に至ったことなどを説明し、説得的に話し合いを行いましょう。

（３）回答期限や条件について従業員とすり合わせる

退職勧奨についての回答を面談の場ですぐに求めると、従業員が退職を強要されたと感じかねませんので避けるべきです。

面談において退職して欲しいという会社の意向を伝えた後は、再度の面談の期日を設けてそのときまでに回答するように伝えるなど、従業員が回答するまでに猶予を設けましょう。

（４）退職届を提出させる

退職勧奨の結果、退職時期や金銭面の処遇が決定したときは、退職届を提出させます。

退職届は、対象の従業員が退職勧奨に応じて退職を承諾したことを示す重要な書類です。

これが提出されていないと、合意による退職であるということを証明することができなくなります。

退職届が提出されていないケースでは、いったん合意して退職した従業員が合意はない、解雇されたなどとして退職の効力を争ってくることが想定されます。

このような事態を防止するために、「退職について合意していた」という事実を示す退職届は重要な証拠となります。

後に紛争を起こさないためにも退職届は必ず提出してもらいましょう。

３．退職勧奨を行う際に注意すべきポイント

退職勧告は、会社側から従業員に対し、積極的に退職の動機付けを行うものであるため、その手段・方法が社会的相当性を著しく逸脱するような場合、不法行為として損害賠償の対象となり、慰謝料を請求されるおそれがあります。

そこで、次に説明するいくつかの点に注意する必要があります。

（１）退職勧奨の回数・期間

執拗に何度も退職を迫った場合、その退職勧奨が不法行為に当たる可能性があります。

退職勧奨のための面談が長時間に及んだり、短期間に相当の回数の面談を繰り返したりするのは避けるべきでしょう。

1回あたりの面談時間については30分程度、長くても1時間までにとどめるべきです。

話し合いを無理に1回で終えようとするのではなく、何回かに分けて継続して話し合いをするという意識をもつことも大切です。

また、退職勧奨の回数について、退職勧奨の面談を複数回行ったり、退職を拒否する従業員に対し説得し、再考を促したりすること自体は許されますが、これがあまりにも多数回にわたるときは違法となる可能性があります。

裁判所は、約4か月の間に30回以上の退職勧奨の面談を行い、その中には8時間もの長時間にわたるものも行われていたという退職勧奨について、違法な退職勧奨に当たるとして、50万円の慰謝料の請求を認めた例があります（大阪地方裁判所平成11年10月18日判決）。

（２）退職を強制するような言動

合意に至るまでの話し合いの過程で退職を強要するような言動があると、たとえ従業員が退職に合意したとしてもその合意が無効になるおそれがあります。

裁判所は、従業員に対し繰り返し執拗に退職勧奨を行い、「ラーメン屋でもしたらどうや」「移動先を自分で探せ」などと発言した事案について、当該退職勧奨は違法であるとして100万円の慰謝料の請求を認めています（神戸地方裁判所姫路支部平成24年10月29日判決）。

また、本人の経歴に照らして不適切な職に配置転換することや、他の社員との接触を遮断するといったことも、従業員を退職に追い込むものとして退職強要に当たる場合があります。

（３）退職以外の選択肢がないような発言

退職以外に選択肢がないような発言をした場合、従業員が退職の意思表示をした場合でもその意思表示は無効となり、退職の合意も無効となる可能性があります。

例えば、「退職に応じなかったら解雇する」という態様の退職勧奨は退職強要に当たり、退職の合意は無効になってしまいます。

実際に、裁判所も、会社が「自分から退職する意思がないということであれば解雇の手続をすることになる」「どちらを選択するか自分で決めて欲しい」と説明し、従業員が合意により退職した事案について、従業員が退職届を出さなければ当然解雇されると誤審して退職届を提出したと判断し、従業員を復職させ、かつ、1400万円の損害賠償を支払うことを命じています（横浜地方裁判所川崎支部平成16年5月28日判決）。

４．退職勧奨を行う前に弁護士に相談するメリット

退職勧奨は、一度行ってしまうと対象の従業員と退職勧奨前の状態に戻ることは難しいです。

そのため、退職勧奨は慎重に行う必要があります。

しかし、退職勧奨についての法的知識が豊富でない会社も多く存在します。

そのような会社が弁護士に相談することには、以下のようなメリットがあります。

（１）退職勧奨の進め方についてアドバイスを受けられる

退職させることを急ぐあまり、退職勧奨の進め方を誤ってしまうと、対象の従業員との間でトラブルが発生する可能性があります。

常に冷静に対応できるよう、信頼できる相談役の存在は不可欠ともいえます。

法律の専門家である弁護士に相談することで、適宜その時の状況に応じたアドバイスを受けることができるため、退職勧奨を安心して進められるようになります。

（２）必要な書類や資料の作成を依頼できる

前記のとおり、退職勧奨を適正に行うためには事前準備が大切です。

その中でも、従業員に対して、どのような理由をもとに退職勧奨を行うか、そのためにどのような資料を準備するかは、従業員の説得のために必須ともいえます。

しかし、どのような理由であればよいか、その理由の根拠としてどのような資料が必要となるかについてイメージがわかない場合もあると思います。

これらの検討には法的知識が必要であるため、弁護士であればその状況に適した理由や資料の準備のために適切なアドバイスを行うことができるでしょう。

（３）法的リスクを回避しながら適切な対応ができる

退職勧奨を行う際には、やはり従業員から訴訟を起こされるなどの法的リスクをできる限り回避したいものです。

しかし、思わぬ言動が従業員の反感を買い、訴訟を起こされるきっかけとなってしまうこともあります。

過去の裁判例等を調査することができたり、類似の訴訟を経験したりしている弁護士に相談することで、そのような法的リスクを最大限回避したうえで、状況にあった適切な対応が可能になるでしょう。

まとめ

本記事では、退職勧奨の流れや注意点などについて解説しました。

退職勧奨は従業員との交渉という側面もあり、法的リスクなどを押さえた上で適切に対応を進める必要があります。

退職勧奨をトラブルなく進めるためには、法的な知識や経験が必要であるため、専門家である弁護士に一度相談することをおすすめします。